Porque e como avaliar fornecedores II

No artigo anterior falamos sobre porque avaliar fornecedores e sobre a avaliação inicial.

Agora, vamos falar sobre qualificação e avaliação periódica dos fornecedores.

A Qualificação do seu fornecedor é, num primeiro momento, o resultado da avaliação inicial. Com base nos dados obtidos com essa avaliação podemos estabelecer se o fornecedor é ou não adequado para iniciar um trabalho com nossa empresa.

Todos conhecem a expressão “Inocente até prova em contrário”, correto? Pois esse é nosso posicionamento com relação ao novo fornecedor. Ele receberá um certo “crédito” por ter passado pela avaliação inicial e ser aprovado.

Como exemplo, vamos trabalhar com um valor de 100 pontos. Há diversas formas de se trabalhar com um Índice de Qualificação de Fornecedor (IQF) e considero essa a mais fácil. Depois veremos outra, mais complexa.

Nesta avaliação simples, cada situação de insatisfação gerada no relacionamento com esse fornecedor retira-lhe um ponto (ou mais, dependendo da gravidade) e cada resolução positiva sobre os problemas ocorridos retorna-lhe um ponto em seu IQF, limitando a 100 pontos no total. Exemplo:

O fornecedor XPTO acaba de ser qualificado, então seu IQF é 100. Numa cotação efetuada, ele apresenta o melhor preço e prazo entre os concorrentes avaliados, então recebe seu primeiro pedido.

O prazo de entrega é de trinta dias após aceite do pedido. Porém a XPTO atrasa a entrega em três dias… Mesmo com esse atraso, o nosso prazo junto ao cliente e nossa programação de produção não foram afetados, devido ao item ser secundário. A XPTO perde um ponto em seu IQF… – E se o item fosse crítico? – Bem, então poderíamos retirar 3 pontos, por exemplo… Supondo que IQF de 98 abaixo não participa de cotações críticas, ela já estaria fora do páreo quando esses materiais forem cotados.

Observem que dei pesos diferentes para a falha da XPTO, avaliando duas situações envolvendo o prazo de entrega. Isto para demonstrar que devem sim ser aplicados deméritos (pontuação negativa) diferentes conforme a situação, e isto deve estar previsto em um procedimento.

Para uma comparação bem grosseira, imagine-se caminhando em uma rua…

Uma pessoa vem e esbarra em você, te assustando. Você não vai gostar, claro, mas releva… Agora imagine que ao invés de esbarrar a pessoa te dê um empurrão! Sua reação certamente não será a mesma! Entendeu o espírito da coisa?

Vejam uma sugestão de critérios que poderiam ser utilizados, na tabela de deméritos abaixo:

Tab IQF 001
Agora, uma outra opção seria definir deméritos diferentes para cada tipo de falta:
Tab IQF 002
Não esqueçam que este é apenas um exemplo. Nele, priorizamos qualidade e prazo, pois supostamente seriam os requisitos que mais afetam os processos. Essa definição de prioridades cabe à empresa decidir, isso vale também para quais critérios aplicar. Preço, Prazo e Qualidade são geralmente a base de qualquer sistema de avaliação de fornecedores, tanto de materiais quanto de serviços. Outros critérios (como “atendimento” que utilizei no exemplo) são aplicados conforme julgamento da empresa cliente.

Como lidar com casos especiais:

Considerei no exemplo um conjunto comum de fornecedores onde os critérios definidos para avaliação podem valer para todos. Mas na prática aparecem diversas situações que precisam ser tratadas de forma diferente. São casos como o do fornecedor único, cujo produto não tem similar no mercado ou o custo x benefício de aquisição em outra fonte é impraticável. Como acontece com o Speedy da Telefônica em algumas regiões: simplesmente não há opção no mercado; então se precisamos do serviço, bom ou ruim tem de ser ele… A situação se agrava se o fornecedor em questão é problemático ou não é certificado ISO 9001. Ou as duas coisas…

Esses casos precisam ser considerados à parte. Ou a empresa parte para o desenvolvimento de novos fornecedores, se possível; ou define critérios especiais de avaliação para eles. O que não pode ser esquecido é de citar em procedimento essas situações, pois seria uma não conformidade! Para ter uma idéia, uma empresa que conheço comprava sem cotação de uma outra que fazia parte do mesmo grupo. Esse fornecedor nem era avaliado, pois na prática não havia outra opção! Resultado: uma não conformidade na re-certificação da empresa, por não atender o estabelecido no procedimento: Cotação em três fornecedores e avaliação periódica a cada trimestre…

Avaliação Periódica:

Para manter atualizado seu cadastro de fornecedores, cada fornecimento deve ser avaliado e o IQF corrigido. Isto irá garantir a Avaliação Periódica eficaz de seus fornecedores e impedirá que um fornecedor com baixo IQF seja utilizado em novos fornecimentos ou cotações. Com esses dados em dia, a cada trimestre (exemplo, você é que define seu prazo) basta emitir uma listagem dos fornecedores e seus respectivos IQF´s e aí está sua avaliação periódica! Outros pontos a considerar na avaliação periódica são: o vencimento da Certificação do fornecedor e quedas na qualificação. Ambos exigem uma ação.

Pelo descrito até aqui, percebe-se que o uso de um sistema informatizado de controle de fornecedores é interessante para agilizar esse processo. Dependendo do tamanho e complexidade do seu cadastro de fornecedores, esse sistema pode ir desde uma planilha eletrônica até um primoroso software desenvolvido especificamente para sua empresa.

O importante mesmo é que a Qualificação e Avaliação de Fornecedores é um processo facilitador da qualidade, pois permite redução de custos com inspeção, maior confiabilidade nos fornecimentos, melhor relacionamento entre a empresa e seus fornecedores… Aliás, esse relacionamento pode evoluir para uma parceria, mas isso é assunto para outro artigo…

Na seqüência trataremos de desenvolvimento de programas de fornecimento e de novos fornecedores. Acompanhe o blog!

Veja a terceira parte clicando aqui!

18 thoughts on “Porque e como avaliar fornecedores II

  1. Parabéns pelo artigo!!!

    Me ajudou e muito !!!

    Matheus
    ————————————————–
    Que bom que lhe foi útil, Matheus!
    Em breve coloco a última parte do artigo no ar. Não perca!
    Um grande abraço!

  2. Pingback: Porque e como avaliar fornecedores III « Qualiblog

  3. Muito bom o artigo. Ajudou bastante quanto a avaliação de fornecedores.
    Márcio
    ————————————-
    Obrigado pela visita e pelo comentário, Marcio!
    Espero que suas expectativas sejam sempre atendidas aqui!

    Um grande abraço!

  4. Bom artigo.
    Quando postar a continuação me avise, pois tenho interesse em desenvolver uma forma de avaliação justa e eficiente.

    Abraço,

    Leandro

  5. Matheus :Parabéns pelo artigo!!!
    Me ajudou e muito !!!
    Matheus————————————————–Que bom que lhe foi útil, Matheus!Em breve coloco a última parte do artigo no ar. Não perca!Um grande abraço!

    Gostaria de agradecer e elogiar o seu trabalho!!
    Muito útil e esclarecedor!

  6. Ronaldo, agradeço todas as dicas recomendadas por vc. Estão sendo muito úteis em minha atividade.
    Tentei entrar para votar no teu blog no TopBlog2010, mas as inscrições já foram encerradas. Mas fica aqui meu agradecimento e incentivo para que continue multiplicando teu conhecimento.
    Grata Virginia

  7. Pingback: Porque e como avaliar fornecedores « Qualiblog

  8. Ronaldo,

    Excelente artigo! Foi inspirador pra mim. Fiquei com uma dúvida: Como podemos assegurar que todos os incidentes (atrasos, etc) serão registrados? Vamos aplicar essa regra do IQF nos nossos técnicos, só que toda a comunicação com eles é via telefone, pelos atendentes de um Help Desk.

    • Olá Alex!

      Não existe um padrão para este questionário, mas normalmente a primeira questão é se ele é certificado e em quais normas. Daí, você deve elaborar questões que sejam do interesse da sua empresa.

      É muito comum também utilizarem um questionário que aborda todos os requisitos da norma, mas acho que fica muito impessoal e foge ao objetivo real da avaliação: ver se o fornecedor é adequado para o SEU caso.

      Um grande abraço!

      Ronaldo Costa

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  9. Parabéns pelo artigo e pelo blog em geral. Procurei no Google e de diversos resultador o seu foi o que mais me ajudou! Muito obrigado.

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