Planilha para controle de documentos

 


Uma planilha (desenvolvida em Excel) para Controle de Documentos conforme a ISO 9001:2008!

Sei que existem diversos softwares no mercado para esta finalidade, mas geralmente com custo elevado e um monte de recursos que MPE´s jamais utilizarão… Este aliás é o principal público alvo desta ferramenta, Micro e Pequenas Empresas certificadas ou que pretendem se certificar pela ISO 9001:2008. Mas eu mesmo a utilizo em uma empresa de médio porte, por exemplo…

Com ela você poderá controlar todos os documentos e formulários do seu SGQ de forma simples e eficiente, olha só:

Identificação visual dos últimos documentos revisados.

Emissão de Lista Mestra completa ou customizada por destinatário. Basta apertar um botão!

Distribuidor flexível e automático para cada documento. Selecione o documento e só: o formulário do distribuidor estará preenchido e pronto para imprimir!

Operação intuitiva e prática.

Por apenas R$ 20,00 com o Pagseguro da UOL. 

 

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55 thoughts on “Planilha para controle de documentos

  1. Eu trabalho com qualidade há tempos, e desde quando trabalho, uso uma planilha minha de controle que muitas vezes não sei se é o correto para controle. O que tento muitas vezes é usar uma base de dados para depois usar tabelas dinamicas para relatório. Gostaria de receber essa planilha, pra de repente agregar ao que já tenho e repassar pra vocês.
    Grata.
    ———————————————
    Esta planilha é mais simples, já que não utiliza tabelas dinâmicas e sim filtros, onde e quando necessário. Mas apesar da simplicidade, ela auxilia seguramente o atendimento ao requisito 4.2.3 da ISO 9001:2008.
    Obrigado pela visita, Clara!

  2. Olá Ronaldo. Muito interessante o que disponibiliza. Os meus parabéns pelo tempo dispensado a criar estas ferramentas. Como se deve lembrar eu sou de Portugal e estou na fase de actualizar o SGQ implementado pela NP EN ISO 9001:2000 e estas ferramentas concerteza seriam uma mais valia, no entanto como as posso pagar e qual a forma de as receber? Posso pagar em Euros?

    Eu também acompanho o forúm da qualidade “gestao-de-sistemas-da-qualidade@googlegroups.com”, no entanto nunca recebi nada do que os administradores dizem ser grátis, por exemplo a ferramenta para a gestão da manutenção, será que me podia ajudar neste aspecto.

    Agradeço o seu tempo dispensado e felicito-o pelo empenho e dedicação à Qualidade, sinto que no Brasil as mentalidades estão mais amadurecidas e encaram a Qualidade como uma mais valia séria e prática.

    Cumprimentos,
    Toni Figueira
    ——————————————-
    Olá, Toni!
    Os itens disponíveis na E-Bookstore são enviados sempre por e-mail e podem ser pagos através de boleto bancário, porém o valor constará em Reais, portanto não sei se seria aceito aí… As outras formas de pagamento são viáveis apenas para o Brasil… Talvez a opção seja um depósito/transferência bancário, mas não sei se valeria a pena o custo da operação. Se informe com seu banco sobre isso.

    Quanto ao forum GSQ, também sou apenas participante. Quem oferece o sistema e diversos outros itens lá é outro site, o QB, de responsabilidade do Desidério. Tente falar diretamente com ele, quem sabe resolve!?

    Por contato com outras pessoas inclusive de Portugal também, infelizmente tenho a dizer que a situação da qualidade aqui não difere muito da que existe aí, na prática. Mas muitos procuram fazer o possível para aumentar a conscientização!

  3. Para mim qualquer instrumentos de apoio à gestão terá de ser simples, funcional e dinâmico.
    Principalmente neste tema “gestão documental”, penso que a respectiva planilha tem essas caracteristicas!
    Gostaria muito de ter acesso a ela.

    Aguardo, obrigada!

    N. Carvalho
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    Está no páreo para o sorteio, boa sorte!!! Realmente, ela foi desenvolvida para ser uma ferramenta simples, funcional e prática, me tem sido bastante útil há mais de cinco anos, aqui e na filial da Argentina, onde também a utilizam.
    Um grande abraço, Natália!

  4. Boa tarde,
    Me interessei pela planilha, ela está apenas em excel?
    Será que você não pode enviar em pdf para melhor visualização?
    Como eu disponibilizao 95% dos documentos pela intranet, não sei se esta planilha iria agregar algo para mim.
    Mas parabéns pelo desenvolvimento, acredito que muitas pessoas utilizarão.
    —————————————————
    Boa idéia, Allan! Vou gerar um pdf e colocarei no post para visualização.
    Realmente, em casos como o seu que mantém a documentação na intranet, sempre na última versão e protegida, ela não será aplicável. Seu foco é para SGQ´s com estrutura mais modesta, ou que ainda fazem distribuição física dos documentos controlados.

  5. Achei bastante interessante e irá facilitar todo o controle para documentos principalmente em empresas em processo de implantação como é nosso caso.
    ——————————————————–
    Então boa sorte, Thiago! Acompanhe este post para ver o resultado do sortei, que será em breve, na próxima semana!

  6. Tudo bem Ronaldo…
    Controle de documentos é uma coisa muito complicada, com certeza planilhas ajudam, e hoje ainda temos os GED.
    Sempre controlei com planilhas… espero poder ver a sua…
    Obrigado.
    ————————————–
    Concordo que um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a solução ideal, mas para quem não pode ou não precisa investir tanto, garanto que a planilha dá conta do recado!
    Boa sorte, Rodrigo!

  7. Olá Ronaldo, tudo bem?
    Parabéns mais uma vez pelo trabalho maravilhoso que vens fazendo. Você é um referencial para qualquer colaborador que está envolvido na Qualidade.
    Concordo plenamente com o Rodrigo, a primeira vista parece muito fácil controlar documentos, mas não é tão fácil como parece. E essas melhorias continuas que este site nos proporciona tem facilitado muito nossas vidas. Sou nova na área e tenho aprendido muito com todos vocês que nos orientam e resolvem as nossas dúvidas com as suas experiencias.
    Parabéns a você e a todos do grupo que participam!
    ——————————————————————
    Uma ferramenta para controle de documentos depende principalmente do uso correto, e isso cabe desde as mais simples até as mais complexas, como os GED citados pelo Rodrigo. A ferramenta ajuda, mas a organização é fundamental!
    Obrigado pela visita e boa sorte, Zenaide!

  8. Boa tarde, Ronaldo.
    Como sempre preocupado com a nossa área e trazendo novidades, como a maioria de sua própria criação demonstrando sua experiência e conhecimento, a quem agradeço pela retribuição que vem sempre nos ajudando em todas as maneiras possíveis, através dos artigos, comentários, e-mails.
    Esta planilha como os amigos descreveram, certamente ajudará muito as empresas que estão iniciando com o SGQ e melhorando o controle para os que já possui o SGQ como é o meu caso, controle de documentos devemos ter muita atenção.
    Gostaria de participar também!
    Abraços.
    —————————————
    Já está participando, Alan! Boa sorte!
    Fico feliz em saber que tenho sido útil, afinal este é o objetivo principal do Qualiblog!!! Grato pelo feedback!

  9. Ham… claro que não ia deixar de escrever aqui…. eu faço o meu controle pelo excel, mas o meu não tem botãozinho;;; rs
    Você sempre nos surpreendendo com suas iniciativas e criatividade.
    Vou ficar de olho na E-Bookstore…
    Beijinhos e bom fim de semana!!!!
    —————————————————————
    Pois esta tem vários botõezinhos para você se divertir! (rs)
    Boa sorte, Juliana!

  10. Bem, eu já tenho o Fluxograma de Processo, que aliás ganhei do seu site… já adquiri o “Iso não é problema”… claro que quero ter a planilha também!
    Aproveito para parabeniza-lo pelo excelente site! Amo visita-lo!
    Bom final de semana!
    ————————————————-
    Puxa, você está colecionando os itens do Qualiblog, não!? Que bom!!!
    Boa sorte, Andressa! Semana que vem sai o sorteio, tomara que seu IP seja “pé quente”…

  11. Há tempos procuro um sistema eficiente para controle de documentos e registros. Os “famigerados” GED’s seriam o ideal, contudo seus valores acabam por tornar-se quase inacessíveis. Não consegui, até hoje, demonstrar os ganhos de sinergia na troca de minha planilha de controle por um GED perante minha Diretoria.
    Toda e qualquer sugestão e/ou exemplo sempre são bem-vindas. Portanto, sentir-me-ei lisonjeado caso seja “contemplado” com esse presente do Qualiblog.
    Obrigado.

    Guto!
    ——————————————-
    Olá Guto! Concordo, o melhor é um GED mas mesmo os modulares são bem caros… Daí a idéia de criar uma alternativa para quem precisa de algo mais simples… E beeemmmm mais barato!
    Boa sorte!

  12. PARABENS PELA CONTRIBUIÇÃO PARA OS PROFISSIONAIS DE QUALIDADE !!!
    ————————————–
    Obrigado, Marcelo! Boa sorte, vamos ver se este IP será o vencedor, quem sabe?

  13. Parabéns Ronaldo pela iniciativa!

    Seria muito bom se o Brasil tivesse mais profissionais como vc para compartilhar conhecimentos e documentos para ajudar aqueles que estão iniciando.

    Abraço,
    ——————————————–
    Que isso, Pedro! Tem muita gente boa por aí compartilhando o que sabe, veja os foruns por exemplo. Só o formato é que é diferente…
    Boa sorte!

    pedro.

  14. Parabéns pelo blog! É muito intressante e construtivo. Faz pouco tempo que o encontrei, mas já me ajudou bastante. Essa planilha parece ser muito boa…e espero ser contemplada… :-) !

    um abraço,

    Cintia
    ————————————–
    Obrigado, Cíntia! Fico muito satisfeito em saber que estou ajudando aos colegas de profissão!
    Boa sorte no sorteio, vai rolar esta semana!

  15. Bom dia,

    Tenho grande interesse na planilha.

    Grata!

    Kelly
    ———————————————
    Então boa sorte, Kelly! O sorteio será esta semana!

  16. Realmente este tipo de documento auxilia muito e não é necessário adquirir software carissimos para uma atuação tão simples.
    Eu estou bem interessado na planilha …
    Abraços
    —————————————–
    Concordo, Edson! Claro que existem necessidades diferentes, mas para quê uma Ferrari quando tudo o que a gente precisa é de um Uno, né? Boa sorte!

  17. Também estou interessada na planilha!!
    Qual será o preço dela?
    Parabéns novamente!!!
    Att…
    ————————————————
    Quem sabe você não tem um IP “quente”? Boa sorte!
    Quando colocar na E-Bookstore, ela custará R$ 20,00 apenas.

  18. Boa tarde, Ronaldo!
    Primeiramente, queria parabenizar-lhe pelo material que disponibiliza (seja para download ou aquisição no E-bookstore). Adquiri recentemente seus e-books e têm me ajudado aqui na empresa.
    Trabalho em uma pequena empresa de serviços (engenharia consultiva) e tenho tido dificuldades em conseguir material. A maioria do que é disponibilizado é aplicável para indústrias…
    Mas sempre visito seu blog para tirar alguma dúvida ou “pegar” dicas.
    Gostaria de ter acesso à planilha de controle de documentos. É um dos requisitos que mais me “fervem” a cabeça…

    Abraços
    ———————————-
    Então boa sorte, Tarcilla! Tomara que sua cabeça pare de “ferver” rapidinho visitando o Qualiblog!
    Em caso de dúvidas, fique à vontade para perguntar, ok?

  19. Bom dia Ronaldo,
    Me alegro quando me deparo com profissionais modernos que tem uma visão de vanguarda. Esse blog abre espaço para que os métodos sejam melhorados e moralizados através da cultura da qualidade. Compartilhar conhecimentos fortalece e aumenta a credibilidade dos homens da qualidade, no entanto, o receio em dividi-lo fragiliza nossos trabalhos.
    Um abraço.
    ———————————————-
    Concordo plenamente, Ulisses! Já passou há muito o tempo de guardar o conhecimento a sete chaves, criando uma elite obtusa e dogmática. É tempo de dividir e somar!
    Grato pela visita e pelo comentário, e boa sorte no sorteio da planilha.
    Grande abraço!

  20. Pingback: Corra e compre um bilhete da Federal « Qualiblog

  21. Eu quero concorrer à planilha (e a motivação adicional é o prêmio da loteria)… rsrsrs
    Adorei a idéia.
    ——————————————–
    Então, boa sorte, Thais! Obrigado pela visita e pela participação!

  22. Eu não pretendo jogar na loteria…. por isso vou torcer para que o resultado do 1º primeiro premio seja apenas proximo ao do meu IP… se não eu me mato!!!! rs
    O número do IP aparece ai para vc? Ou temos que mandar junto com o comentário?
    Pelo que percebi eu faço algo semelhante ao da planilha de controle de documentos… porém aparentemente me parece ser mais otimizada que a minha… mais fácil…
    Abraço
    ——————————————————————–
    Puxa, está mais interessante ganhar a minha planilha do que dinheiro??? SHOW!rs
    Sim, o IP aparece em cada comentário feito, automaticamente.

    Boa sorte e um grande abraço, Juliana! Se ganhar, depois me fale sobre a comparação das duas, ok?

  23. Oi Ronaldo,

    Fiquei muito interessada na Planilha, para nossa empresa seria de grande valia.
    Temos um controle centralizado, e distribuição por diversas filiais, seria para nós uma grande ferramenta!!!

    Abraços
    ————————————-
    Para as características que você citou, ela realmente poderá ser bastante prática. Meu SGQ também é centralizado e ela me atende muito bem! Boa sorte, Cláudia!

  24. Pelo que pude perceber desta planilha, ela será bastante útil para aqueles que não podem adquirir um programa para o controle de documentos. Por este motivo, gostaria muito de tê-la.
    Ronaldo, parabéns pela iniciativa, sempre que posso dou uma passadinha pelo blog pra me atualizar e aprender um pouco mais.
    Abraços.
    ——————————————–
    De fato, Priscila, este é o objetivo desta planilha. Cobrir de forma satisfatória esta lacuna nas pequenas e micro empresas, ou mesmo nas médias, onde o investimento em um software de GED seja desnecessário ou inviável.
    Obrigado pela visita e pelo comentário, e claro, boa sorte!

  25. Ola, Ronaldo!

    Achei esta planilha muitíssimo interessante, com certeza dá para controlar de forma a evitarmos desvios, falta de revisão etc.

    Como você mesmo disse, existem vários softwares de controle, contudo, nem sempre as empresas podem investir, ainda mais com a crise em que nos encontramos hoje…

    Gosto muito deste site e recomendo a todas as pessoas que estão empenhadas nos processos de Qualidade, pois sempre encontramos assuntos com uma linguagem de simples compreensão. Eu já gostava da área da Qualidade, agora estou gostando muito mais, pois estou diretamente envolvida no processo e estou conseguindo compreender todos os requisitos da Norma ISO 9001 através de seus exemplos e comentários.

    Continue assim!

    Abraços!

  26. Ahhh!!! Esqueci de comentar que quero muito muito muuuuito ter uma planilha como esta que apresenta aqui. :)

    Abs
    —————————————
    Vejamos do que o seu IP é capaz… Dizem que quando queremos muito uma coisa, o universo conspira a nosso favor…
    Acho que ainda dá tempo de comprar seu bilhete de loteria… Boa sorte, Joana!
    E agradeço muito o feedback acima, valeu!

  27. Essa planilha deve ser muito boa. Pois vcs nem imagina o quanto sofro numa palnilha que criamos aqui.

    Abraços,

    Hélio
    —————————————————
    Eu a desenvolvi porque aqui também tinha uma bem fraquinha, era só uma lista dos documentos…

  28. Gostaria de adquirir a planilha como fazer?
    ———————-
    Olá, Sérgio!
    Acesse a página E-Bookstore do blog e clique sobre a planilha para ser direcionado à loja!

  29. Olá

    Estou procurando por um programa controlar os desenhos e documentos na empresa, gostaria de saber se a planilha controla revisão de desenho, isto é, requisito o desenho para fazer uma revisão, devolvo o desenho e se após a revisão do desenho ele indica para quem o desenho foi distribuído anteriormente. Gostaria também de saber se ele controla os arquivos eletronicos dos desenhos? É possivel identificar quais os desenhos foram revisados num período de tempo? Assim como li nos comentários enviados, é possível mandar em PDF uma amostra de relatórios possíveis através desta planilha. Já trabalhei com um programa baseado no oracle chamado DCS, tenho bastante experiência em controle de desenhos/documentos na empresa que trabalhei anteriormente, posso ajudá-lo no que for possível.
    Sds
    Clécio
    ———————————————
    Olá, Clécio!
    Infelizmente essa planilha não tem as funcionalidades de que você precisa. Para esse tipo de controle, o ideal é um programa de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), bem mais avançado.

    Obrigado pela visita ao blog, espero poder contar com sua presença mais vezes…

    Um grande abraço!

  30. Olá! Estou muito interessada na planilha de controle de Documentos. Estou trabalhando com Empreiteiros em Departamento Pessoal e a quantidade de documentos e empreiteiros é enorme. acho que talvez sua planilha pudesse me ajudar ou pelo menos me dar uma ideia.

    Desde já agradeço a atenção.
    Abraços, Susan.

  31. O problema é que controlando com planilhas, ainda vou precisar ter documentos impressos e continuar usando papel, e é justamente isto o que não quero. Além disso, uma planilha não possui rotinas automatizadas de aprovações, treinamentos, etc, que só um software de verdade oferece. A solução mesmo é usar um software especítico. As empresas que hoje usam softwares para controle de documentos, começaram com planilhas no excel. Com o tempo as planilhas já não atendem mais a demanda e complexidade dos controles e a solução é informatizar de verdade, com um sistema específico. Há vários no mercado. A minha empresa usa o qualitydoc, da Data Link, que atende perfeitamente. Há outros no mercado, mas também tem-se que levar em conta o custo e a questão da segurança dos documentos, que não podem ficar expostos na rede sujeitos a alterações e cópias indiscriminadas. Neste ponto, o qualitydoc nos atendeu sem problemas, além de ser completo com todas as rotinas de aprovações, treinamentos, etc, exigidas pelas normas iso, ts e outras. O sistema trabalha praticamente sozinho. Não tente tapar o sol com a peneira. Planilhas eram usadas no início, lá na década de 90. Hoje a concorrência usa softwares específicos para economizar tempo, mão de obra e evitar erros.

    • Clezio,

      Concordo contigo sobre um software para GED, e preciso deixar claro que a planilha ofertada não é um tentativa de “tapar o sol com peneira”, meu caro.

      è uma opção que, embora não seja a melhor, é funcional para quem não quer ou não pode investir num GED.

      Um grande abraço!

      Ronaldo Costa

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  32. Ok. Mas lembre-se de que, independente do tamanho da empresa, as exigências da iso são as mesmas. Não é por que uma empresa é pequena que ela não vai precisar usar todos os recursos disponíveis num software específico, pois esses recursos foram criados justamente para atender as exigências das normas. Se um desses recursos faltar, então uma rotina manual terá que ser criada para tapar o buraco.
    Abraço.

  33. Desculpe se insisto na importância do software específico. É que já trabalhei muito com planilhas para controlar documentos e foi um desastre (documentos perdidos, obsoletos, etc, além da correria atrás das assinaturas e das pastas e arquivos que tinham que ser mantidos organizados e tomavam muito tempo nisso). Os problemas só foram resolvidos mesmo depois da informatização de tudo com um software específico para controle de documentos.

    • Olá Clézio!

      Não precisa se desculpar, a divergência de opiniões é sempre salutar e útil em um blog!

      Você está certo quanto ao software ser a solução ideal, concordo plenamente. Como eu disse antes, a planilha é uma solução simples e de baixo custo para quem não quer ou não pode investir num software específico, e realmente utilizá-la demanda cuidado e maior atenção.

      Um grande abraço!

      Ronaldo Costa

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  34. Ronaldo,

    Bom dia!

    Muitíssimo Obrigada pela sua atenção e retorno, na verdade nós temos procedimentos, instruções de trabalho e formulários e a aprovação de todos eles é feita no rodapé de cada um, e o controle desses documentos é feito na lista mestra. Eu gostaria de saber se tem um outro meio mais seguro de aprovar esses documentos, Você poderia me passar uma sugestão?

    Ficarei grata!

    Um grande Abraço!

    Jaqueline

    • Não que eu saiba, Jacquelline…

      Procedimentos e Instruções de Trabalho podem evidenciar a aprovação pela assinatura do responsável no rodapé. É a melhor forma que conheço.

      Agora, formulários? Não vejo necessidade da aprovação de um Diretor sobre esse tipo de documento, e também não é preciso ter nele um campo de aprovação para evidenciar. O que é comum, quando aplicável, é ter campos para assinatura no final do documento, aprovando o Registro gerado.

      Um grande abraço!

      Ronaldo Costa

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