Dúvida: Como fazer análise de dados

Algumas dúvidas de leitores viram posts no blog porque me parece bem útil publicar, seja porque trazem uma idéia nova ou porque podem ajudar outros leitores com pequenos problemas do dia a dia da Gestão da Qualidade. 

Segue abaixo uma situação relatada pelo André: Ele descreve como lidam com os indicadores e pede sugestão para melhorar este processo. Leiam e opinem também!

Olá Ronaldo!

Atuo na área de gestão da qualidade há 1 ano e 3 meses. Neste período já tive a oportunidade de responder por uma auditoria de monitoração e uma de recertificação da norma ISO 9001. Vi o seu blog e achei interessante alguns artigos lá publicados. Mas gostaria de sua opinião quanto ao item 8.4 – Análise de Dados e como atender a este item.

Antes de mais nada, vou descrever a forma como tratamos isso aqui na empresa:
Os processos determinados como importantes para organização, possuem indicadores que são avaliados mensalmente através de reuniões. Funciona basicamente assim: os responsáveis alimentam as planilhas com os dados, e eu controlo uma planilha mestre que gera os gráficos de barras para cada indicador. Na reunião, apresento os gráficos e cada um responde por seu indicador. Quando os indicadores não atingem a meta, os responsáveis por cada indicador são desafiados a abrir planos de ação para corrigir o problema. Isso acontece mensalmente. É uma prática nova, pois começamos a proceder assim neste ano.

A maior dificuldade que tenho, é em conseguir os planos de ação quando os indicadores não atingem a meta. Além disso, não estou convencido de que esta sistemática é a mais adequada para se utilizar no monitoramento e medição de processos. A norma não exige que se faça uma reunião para discutir o monitoramento dos processos. Se torna um pouco frustrante fazer estas reuniões todo mês. As vezes parece que isso está muito engessado.

Pensei na possibilidade de acabar com essas reuniões periódicas e fazer a análise dos dados de outra forma. Talvez, os próprios responsáveis pelos indicadores possam abrir as ações corretivas quando fizerem a análise crítica. Enfim, ainda não descobri a melhor forma de fazer isto.

Você tem algum método pra sugerir ou alguma alternativa?

Se puder responder a este e-mail ficarei agradecido!

Um abraço e boa semana.

André

RESPOSTA DO QUALIBLOG: 

Olá André!

Realmente a norma não exige uma reunião para a análise de dados, embora eu considere que ela pode ser uma ferramenta interessante, sim.

Porém, como ela não vem sendo tão produtiva quanto se esperaria, realmente é o momento de buscar alternativas.

Pelo que entendi, você detém o controle da informação, gerando os indicadores numa planilha mestra. Bom!
Partindo daí, você poderia convocar reuniões se e quando necessário, apenas com os responsáveis pelos indicadores que não atingem a meta. Faça uma reunião com cada um isoladamente, tratando apenas os indicadores dele, sendo que esta reunião deve ter como premissa de resultado um plano de ação ou, no mínimo, o começo dele.  O próprio Plano de Ação que será gerado ou iniciado na reunião cumpre o papel de uma Ata dessas reuniões.

Quer um modelo? Veja este no blog!

Distribuir a responsabilidade de abrir as AC´s entre os próprios responsáveis pode trazer mais problemas, pois por experiência própria posso te dizer: alguns acabarão não fazendo isso… Se for necessária uma AC, você deve abri-la, já que é o Gestor da Qualidade.

Sugestão de leitura:
http://www.qualiblog.com.br/comentando-o-item-84/

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10 thoughts on “Dúvida: Como fazer análise de dados

  1. Bom dia…

    Achei muito interessante André, como tratam os indicadores, e apesar de a norma não pedir para que seja feita uma reunião para análise dos indicadores não deixa de ser um estudo bem peculiar….
    Mas, uma coisa que me paraceu que pode ser mudada, é a periodicidade com que essas reuniões são feitas, pois se vocês às realiza todos os meses, é bom por um lado porque consegue fazer um estudo e observação maior dos resultados, mas a cada vez que um setor não atinge as metas propóstar, ter de abris uma Ação Corretiva, ai já não acho muito eficaz, pois há apenas um mês para pensar em uma ação, fazê-la acontecer, e medir sua eficácia, uma sistemática de rotina, mas que acaba atrapalhando por não ter tempo suficiente para um estudo mais profundo das verdadeiras causas.
    Não sei a periodicidade com que são realizadas as reuniões de Análide Crítica, mas acho interessante e um assunto a ser pensado, você continuar sim, monitorando os indicadores mensalmente, mas deixar pra que seja pensado em uma ação, quandop há realmente algo que possa fazer diferente e impactar de forma positiva em seus processos, ou seja, dar um tempo maior para que as ações possam surtir efeito e realmente atuar na causa raiz dos problemas….

    Espero que tenha colaborado…..

    Atenciosamente:

    Jessika .

  2. André, a sua forma de proceder quanto à análise mensal e abertura de Plano de Ação para os indicadores que não alcançaram as metas é o mínimo que se precisa realizar. Você precisar registrar uma RNC e se for reincidente a NC, precisa registrar um RAC – Relatório de Ação Corretiva, para evitar a reincidência. Se a sua conclusão de evitar as reuniões, for por não estar tendo melhorias nos resultados após registrar o plano de ação, talvez as ações não devem estar sendo adequadas. É preciso encontrar a causa real que não deixa atingir a meta definida. Utilize um dos métodos 5 PORQUES ou ESPINHA DE PEIXE (DIAGRAMA DE ISHIKAWA). O Plano de Ação (5W2H) é o mínimo que se deve utilizar.
    Faça o acompanhamento semanal dos indicadores, cobre ações dos responsáveis e registros (PA; RNC e/ou RAC), para que sua reunião mensal seja utilizada para apresentar os resultados alcançados, de preferência positivos.

  3. Ronaldo, bom dia!
    Estou fazendo algumas readequações nos indicadores da empresa. Preciso de uma força.

    Qual indicador posso utilizar no Almoxarifado?

    Obrigado.

    Abraço

  4. Boa tarde sou estudante mocambicano, e estou a fazer uma cadeira de estudos e metodos de trabalho e estava a pedir para passarem a me fornecerem mediante aos temas que eu for a apresentar, agredecia o gesto.

  5. Ronaldo,
    Boa tarde
    Trabalho no sistema da qualidade de uma empresa, confesso que no início encontrei várias dificuldades, mas hoje já as superei. Trabalho com 14 indicadores e a maioira deles são avaliados mensalmente e além dos indicadores são feitos as pesquisas de satifação de clientes de colaboradores e avaliação dos fornecedores( sigo controle das atividades periódicas, pois além dos indicadores existem outras atividades) Todos os processos são monitorados pelo sistema, inclusive a manutenção corretiva/preventiva dos equipamentos, treinamentos e evolução funcional etc e tal.
    Faço uso do Brainstorming e durante as reuniões de análise Critica dos indicadores são discutidos planos de ação para indicadores fora da meta.
    Reuniões são realizadas semanalmente analizando prazo de entrega dos produtos dos clientes e no final de cada mês é realizado outra reunião de Analise crítica dos indicadores. Sempre durante as auditorias procuro ser bem clara e objetiva com relação ao sistema diante do auditor.
    Todas as não conformidades de Ação corretiva/preventiva ou de melhoria
    sempre respondo junto com o gestor responsável pelo processo, caso o mesmo venha a ter dificuldades em respondê-la, assim o proprio gestor fica seguro de si mesmo.
    Bom…eu acharia melhor o André ..ele mesmo colher dados que se refere aos indicadores..alimentar os gráficos e tratar todas as Não Conformidades durante a análise de dados dos indicadores com gestores resposáveis pelo processo. A norma não exige reuniões, mas reuniões sao importantíssimas, pois são através delas que são levantados os problemas e até mesmo as oprtunidades de melhoria no sistema de qualidade de uma empresa.
    Parabéns pelo seu blog e SUCESSOOOO

    Atenciosamente,

    Imaculada Rocha

  6. Ola ,gostaria de ajuda para realizar analise critica dos meus indicadores ,vou começar a apresentar em abril e não tenho ideia de como fazer.

    Obrigada!

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